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Mai come oggi le aziende hanno la capacità di raccogliere e memorizzare una grande quantità di dati: dall'anagrafica dei clienti ai dati operativi con una velocità sempre maggiore.

Molte volte, quando anche all'interno dell'organizzazione è presente un'infrastruttura di gestione dei dati, si sente la necessità di informazioni diverse da quelle disponibili: per verificare la fatibilità di un progetto o più semplicemente per controllarne lo stato di avanzamento.

I dati disponibili non sono solo testuali; copie elettroniche di documenti cartacei, disegni, fotografie e registrazioni vocali sono di grande utilità per la gestione quotidiana del lavoro ma possono creare disagio quando sono solo dati e non informazioni.

I disegni, cartacei o elettronici, quando sono essenziali per la produzione richiedono una accurata gestione per evitare errori a causa di documenti non aggiornati. Le fotografie come le annotazioni vocali sono di aiuto solo quando si possono utilizzare senza doverle riesaminare una per una.

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